Règlement intérieur des CLAYES DE LA GYM

Article 1 — Objet et portée
Le présent règlement précise les modalités de fonctionnement de l’association Les Clayes de la Gym (LCG), dont l’objet comprend la pratique et la promotion des activités gymniques, de loisir et de compétition. Il complète les statuts sans pouvoir y déroger.
L’association est affiliée à l’UFOLEP. Les membres respectent les statuts, le présent règlement et les règles fédérales applicables à leurs activités.

Article 2 — Adhésion et inscription
L’inscription devient effective après réception du dossier complet, de l’accord écrit du représentant légal pour les mineurs, des pièces requises pour la pratique sportive et du paiement de l’entièreté de la cotisation selon les modalités communiquées par le club. Dans le cas contraire, si le paiement n’est pas réalisé dans son intégralité, la gymnaste se verra refuser l’accès à son cours.

Les formalités médicales sont celles exigées par les textes et règlements fédéraux en vigueur selon l’âge, la pratique et la situation du sportif. Le club communique les documents requis à chaque saison.

L’adhésion comprend, selon les modalités annoncées, la cotisation associative et la licence fédérale. Les stages et activités exceptionnelles peuvent donner lieu à une participation distincte.

Article 3 — Cotisations, aides et remboursements
Le montant des cotisations est fixé annuellement par le Conseil d’administration et soumis au vote de l’Assemblée générale conformément aux statuts. Les modalités et échéances de paiement sont précisées lors de l’inscription.

Une interruption ou un abandon volontaire de la pratique ne donnera lieu à aucun remboursement.

Lorsqu’une aide financière (Pass+ ou autre) est reçue après le paiement intégral de la cotisation, le club peut reverser à la famille le montant de cette aide, dans la limite de la somme déjà payée. Ce reversement ne constitue pas un remboursement lié à un abandon de l’activité.

Article 4 — Organisation des entraînements
Les horaires, lieux, groupes et calendriers sont communiqués aux adhérents. Les cours sont organisés selon les disponibilités des installations, des encadrants et les contraintes sportives.

Le club peut adapter ou annuler une séance notamment en cas de fermeture municipale, d’indisponibilité d’un encadrant, de danger ou de force majeure. Les familles sont informées dès que possible ; une séance de remplacement peut être proposée sans garantie systématique.

Les absences et retards doivent être signalés à l’entraîneur selon les moyens communiqués par le club.

Article 5 — Accueil et départ des mineurs
Les responsables légaux accompagnent les mineurs jusqu’au lieu de prise en charge indiqué par le club et vérifient la tenue effective du cours. Ils les récupèrent à l’heure et au lieu convenus, sauf autorisation écrite de sortie autonome acceptée par le club.

Les mineurs sont placés sous la surveillance des encadrants pendant la séance et selon les modalités de prise en charge annoncées. Toute difficulté ou retard exceptionnel doit être signalé immédiatement au club.

Les responsabilités de chacun sont déterminées en fonction des circonstances et de la loi. Le présent règlement ne peut supprimer une responsabilité prévue par la loi.
En cas de retard, les parents doivent prévenir l'entraîneur au plus tôt, par téléphone. Si un enfant n’est pas récupéré à la fin de l’activité, les encadrants resteront avec lui et contacteront les parents. Si personne ne peut être joint dans un délai de 30 minutes, l’association préviendra les services de police ou de gendarmerie. Les encadrants ne sont pas autorisés à raccompagner un enfant à son domicile, ni à le confier à une personne non désignée.

Des retards répétés pourront donner lieu à un rappel écrit, puis, en cas de récidive, à une suspension ou à une exclusion de l’adhérent, sans remboursement de la cotisation. Lorsque la situation le justifie, l’association se réserve le droit d’effectuer un signalement auprès des autorités compétentes.

Les parents s’engagent à tenir l’association informée de tout changement de coordonnées téléphoniques ou de personnes autorisées à récupérer l’enfant.

Article 6 — Tenue, matériel et sécurité
Une tenue compatible avec la pratique gymnique est exigée : vêtements ajustés adaptés, cheveux attachés et absence de bijoux ou accessoires présentant un risque. Les consignes propres à chaque discipline et installation doivent être respectées.

L’accès aux zones de pratique est strictement interdit aux parents et accompagnants sans autorisation préalable de l’encadrement. Il est formellement interdit de marcher sur les tapis avec des chaussures. Toute porte fermée doit impérativement le rester et ne peut être ouverte sans l’autorisation d’un responsable du club.

Aucun enfant ne doit monter sur les agrès, accéder aux tapis ou utiliser le matériel de gymnastique avant le début de son cours et sans l’autorisation d’un entraîneur. Cette interdiction s’applique également aux frères et sœurs des gymnastes, même en présence de leurs parents.

Toute prise de photos ou de vidéos pendant les cours est strictement interdite, sauf autorisation expresse du club et dans le respect du droit à l’image et de la réglementation relative à la protection des données personnelles (RGPD).

Il est fortement déconseillé d’apporter des objets de valeur. Les incidents et dommages sont examinés en fonction des circonstances, des responsabilités de chacun et des assurances applicables.

Le respect de ces règles est obligatoire pour tous. Tout manquement pourra entraîner des mesures adaptées, conformément au présent règlement intérieur.

Article 7 — Santé, accidents et assurance
Toute blessure, contre-indication ou difficulté de santé susceptible d’affecter la sécurité de la pratique doit être signalée à l’encadrant dans la mesure nécessaire à l’organisation de l’activité, dans le respect de la confidentialité. La reprise après blessure doit respecter les indications médicales éventuellement requises.

En cas d’urgence, les encadrants peuvent contacter les secours et avertissent les représentants légaux au moyen des coordonnées transmises lors de l’inscription.

En cas d’accident survenu dans le cadre des activités du club, une déclaration d’accident doit être effectuée par le club, en collaboration avec les parents ou représentants légaux, dans un délai maximum de 48 heures suivant l’accident. Les parents s’engagent à transmettre rapidement toutes les informations et pièces nécessaires à la constitution du dossier afin de permettre le respect de ce délai.

Le club informe les adhérents des garanties d’assurance associées à l’adhésion et des possibilités de couverture individuelle complémentaire, conformément aux obligations applicables. L’étendue effective des garanties dépend des contrats et notices en vigueur.

Article 8 — Encadrement salarié et bénévole
Les activités sont encadrées par des entraîneurs salariés et bénévoles, dans le respect des qualifications, prérogatives, obligations de sécurité et règles fédérales applicables à chacun.

Les entraîneurs organisent les contenus techniques et proposent la répartition des groupes et les engagements sportifs en concertation avec le responsable technique. Les décisions sont prises dans l’intérêt sportif et la sécurité des gymnastes.

Les règles associatives de respect et de sécurité s’appliquent à tous les intervenants. Les obligations propres aux salariés relèvent également de leur contrat de travail et des textes applicables ; le présent document ne se substitue pas à ces règles.

Article 9 — Respect, protection et signalement
Toute personne participant à la vie du club s’engage à adopter un comportement respectueux envers les gymnastes, parents, entraîneurs, bénévoles, juges et autres clubs. Sont proscrits les violences, humiliations, discriminations, intimidations, harcèlements et comportements à caractère sexuel inappropriés.

Toute situation préoccupante peut être signalée au président ou à un membre du Conseil d’administration. Le club traite les signalements avec sérieux, discrétion et dans le respect des droits de chacun ; si nécessaire, il oriente vers les autorités compétentes.

Les échanges entre adultes et mineurs, les interventions dans les vestiaires et les situations d’isolement doivent respecter les règles de protection des mineurs et les consignes établies par le club.

Article 10 — Compétitions et déplacements
La composition des groupes et les engagements en compétition sont décidés par l’équipe technique, en lien avec le responsable technique, selon les critères de niveau, d’âge, d’assiduité, de sécurité et les règlements applicables.

Les gymnastes inscrites dans un groupe compétition et engagées à une compétition s’engagent à être présentes et disponibles aux dates communiquées à l’avance par le club. Les parents doivent prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer leur participation.

Toute absence ou tout empêchement doit être signalé au club dans les meilleurs délais.

La présence de chaque gymnaste est indispensable au bon fonctionnement de son équipe. En effet, un nombre trop important d'absences peut entraîner la disqualification de l'équipe entière et l'application d'une amende de 75 € par l'UFOLEP.

En cas d'absence injustifiée ou de désistement tardif entraînant la disqualification de l'équipe et l'application de cette amende, les 75 € seront à la charge des parents ou représentants légaux de la gymnaste concernée.

Les situations exceptionnelles, notamment en cas de blessure, de maladie ou de force majeure, seront examinées par le club sur présentation d'un justificatif si nécessaire.

Le port de la tenue officielle du club (justaucorps) est obligatoire lors des compétitions. Son achat est à la charge des parents ou représentants légaux, ou du gymnaste majeur. Le tarif n’est pas compris dans la cotisation annuelle. La tenue reste la propriété du gymnaste et n’est ni reprise ni remboursée.   

Les familles sont responsables de l’organisation et des frais de déplacement aller-retour sur les lieux de compétition, sauf si un transport est expressément organisé par le club.

Selon ses disponibilités financières, le club pourra décider de prendre en charge une partie des frais de déplacement, sans que cette participation soit systématique ou garantie.

Le comportement des adhérents et accompagnants doit rester respectueux des personnes, installations, règlements et autres clubs pendant les compétitions et déplacements.

Article 11 — Vie associative et participation des familles
Le fonctionnement du club repose sur l’engagement des dirigeants, entraîneurs salariés et bénévoles et sur l’appui des familles. Les adhérents et représentants légaux sont encouragés, selon leurs disponibilités, à contribuer aux manifestations, compétitions, installations, rangements, accueils, buvettes et autres actions associatives.

Cette participation est volontaire et ne constitue pas une condition d’adhésion ou de maintien dans le club. L’association remercie les personnes qui contribuent à la réussite de ses activités.

Article 12 — Images, communication et données personnelles
La réalisation et la diffusion de photographies ou vidéos par le club, notamment celles représentant des mineurs identifiables, sont encadrées par une information et, lorsque nécessaire, une autorisation spécifique. Le refus d’autoriser une diffusion facultative n’empêche pas l’adhésion.

Les familles et participants respectent la vie privée d’autrui et évitent de publier des images d’autres mineurs sans autorisation appropriée.

Le club met à disposition une politique de confidentialité sur https://www.lesclayesdelagym.fr/. Son site présente les activités, les actualités, des photographies et les coordonnées du club ; sa page « Contact » comprend un formulaire destiné à répondre aux demandes des visiteurs. Les données de ce formulaire ne sont pas utilisées à des fins de prospection sans base légale appropriée. Une information courte et un lien vers la politique de confidentialité sont affichés à proximité du formulaire.

Pour les inscriptions et certains paiements, le club utilise HelloAsso. Les données sont traitées selon les finalités et les responsabilités respectives de LCG et de la plateforme, précisées dans leurs informations de confidentialité. La page « Inscriptions » du site renvoie vers la politique de confidentialité du club. Les publications sur le site et les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, TikTok) respectent les règles relatives au droit à l’image, notamment des mineurs. Les éventuels cookies, contenus intégrés et services tiers sont décrits dans la politique de confidentialité, après vérification technique.

Article 13 — Difficultés, manquements et mesures disciplinaires
Tout différend avec un entraîneur est d’abord porté, dans la mesure du possible, à la connaissance du responsable technique ou d’un membre du Conseil d’administration. Une démarche de dialogue est privilégiée.

Selon la gravité des faits, le club peut envisager un rappel des règles, un avertissement ou une mesure relevant de ses statuts. En cas de radiation pour motif grave, l’article 8 des statuts s’applique : l’intéressé est invité à fournir ses explications devant le bureau, éventuellement par écrit, et peut être assisté du défenseur de son choix.

Toute mesure est prise dans le respect des droits de la défense, de la proportionnalité et des compétences des organes associatifs. Les situations concernant un salarié sont traitées dans le cadre juridique propre à la relation de travail.

Article 14 — Adoption, modification et application
Le présent règlement est établi par le Conseil d’administration et soumis à l’approbation de l’Assemblée générale conformément à l’article 11 des statuts. Il prend effet à la date fixée par la décision d’approbation.
Il est communiqué aux adhérents et représentants légaux. L’adhésion implique l’engagement de respecter les statuts et le règlement intérieur en vigueur.

Date d’approbation en Assemblée générale : 4 novembre 2026
Version applicable à compter du : 5 novembre 2026

BONNE SAISON SPORTIVE A TOUS ET TOUTES.