Politique de confidentialité

1.Responsable du traitement
L’association Les Clayes de la Gym (LCG) est responsable des traitements de données personnelles réalisés pour ses activités associatives. Site internet : https://www.lesclayesdelagym.fr/.
Pour toute question relative aux données personnelles : presidence.lcg@gmail.com ou tresorerie.lcg@gmail.com.
Siège social : 1 avenue Chateaubriand, 78340 Les Clayes-sous-Bois, France.

2.Données collectées
Demandes de renseignements : les coordonnées communiquées par les visiteurs et le contenu des messages envoyés via le formulaire de contact du site.
Adhésions : les dossiers sont actuellement constitués et conservés sur papier. Ils peuvent comprendre l’identité et les coordonnées des adhérents et représentants légaux, les informations utiles aux groupes, les autorisations parentales et de droit à l’image, ainsi que les éléments nécessaires aux licences UFOLEP et à la pratique sportive.
Documents de santé : à ce jour, le questionnaire de santé figure sur le formulaire papier d’inscription remis au club, de sorte que les réponses peuvent être collectées et conservées. Ces informations sont sensibles et leur accès doit être strictement limité. L’association prévoit de revoir ce dispositif pour ne recueillir, lorsque cela suffit, que l’attestation ou le justificatif requis.
Paiements : HelloAsso est utilisé pour le règlement des cotisations et autres opérations de paiement. Les données de transaction nécessaires au suivi comptable peuvent être consultées par les personnes habilitées du club.
Navigation : certaines données techniques et, en cas de consentement, des données de mesure d’audience peuvent être traitées lors de la consultation du site.

3. Finalités et bases juridiques
Répondre aux demandes de renseignements : intérêt légitime de l’association à répondre aux personnes qui la contactent.
Gérer l’adhésion, les licences, les entraînements et les compétitions : exécution de l’adhésion et, selon les opérations, intérêt légitime ou obligations applicables.
Gérer les cotisations, remboursements et justificatifs comptables : exécution de l’adhésion et respect des obligations légales.
Assurer la sécurité de la pratique sportive et vérifier les justificatifs requis : obligations applicables et nécessité d’organisation de la pratique. Le fondement juridique précis du traitement des données de santé, notamment au titre de l’article 9 du RGPD, doit être validé avant publication.
Publier des photographies ou vidéos identifiables : autorisation appropriée, notamment pour les mineurs, lorsqu’elle est requise. Le refus d’une publication facultative ne conditionne pas l’adhésion.
Mesurer la fréquentation du site au moyen de Google Analytics : consentement pour les traceurs soumis à cette obligation.

4. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles uniquement aux personnes du club qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions : bureau, responsables techniques et encadrants selon les cas. Les informations nécessaires peuvent être communiquées à l’UFOLEP, aux organisateurs de compétitions et aux organismes légalement habilités.
Le site est réalisé avec SiteW ; les messages du formulaire sont également reçus dans la messagerie Gmail du club. HelloAsso est utilisé pour les paiements. Google Analytics est l’outil de mesure d’audience identifié dans la rubrique Statistiques de SiteW.
Les conditions d’hébergement, les éventuels sous-traitants et transferts internationaux dépendent des services utilisés et de leurs engagements contractuels respectifs.

5. Durées de conservation
Les Clayes de la Gym conserve les données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales et des besoins justifiés de preuve, de gestion d’un sinistre ou de défense des droits de l’association.
Les demandes de renseignements transmises par le formulaire de contact sont supprimées automatiquement de SiteW après 12 mois. Les copies reçues dans la messagerie du club font l’objet d’un tri visant une suppression dans le même délai, sauf suivi particulier justifié ; cette suppression n’est pas automatique.
Les données relatives aux adhésions, aux licences UFOLEP et aux compétitions sont conservées pendant les durées nécessaires à la gestion sportive et administrative, puis, si besoin, en archivage à accès restreint. Le club conserve actuellement ses dossiers papier pendant la saison plus 2 ans. Les informations médicales sont conserver sur la durée de la saison et réactualisé chaque début d’année.
Les pièces comptables soumises à une obligation de conservation sont conservées pendant 10 ans. Les informations relatives aux paiements traités par HelloAsso suivent des durées adaptées à leur nature et aux obligations applicables. Les images, autorisations de publication et autres données sont réexaminées périodiquement et supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, sous réserve des droits et obligations applicables.
Pour Google Analytics, la conservation des données utilisateur et d’événement concernées par les réglages de la propriété est paramétrée à 2 mois, sans réinitialisation de cette durée lors d’une nouvelle activité. Ce paramètre ne concerne pas nécessairement l’ensemble des rapports statistiques agrégés.

6. Cookies et mesure d’audience
Le site utilise un bandeau de consentement SiteW permettant de « Tout accepter », « Tout refuser » ou « Personnaliser ». Les visiteurs peuvent rouvrir leurs préférences depuis le lien prévu sur le site. La catégorie de mesure d’audience est soumise au choix du visiteur.
Les tests réalisés le 20 octobre 2026 après refus ont montré le cookie de session _sw_session et le cookie eu-consent enregistrant audience_measurement=false ; aucun cookie _ga et aucune requête contenant « google » n’ont été observés pendant ces vérifications. Ces constats ponctuels ne constituent pas un audit exhaustif de toutes les pages et de tous les services.
La rubrique Statistiques de SiteW renvoie à Google Analytics. Aucun outil statistique autonome supplémentaire n’a été identifié dans cette rubrique ; des traitements techniques nécessaires au fonctionnement du site peuvent néanmoins exister.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et à la mémorisation du choix de consentement peuvent être utilisés sans accord préalable lorsque les conditions légales sont remplies. Les traceurs analytiques non exemptés nécessitent le consentement préalable.

7. Sécurité et confidentialité
Les dossiers papier, particulièrement lorsqu’ils contiennent des données de santé, doivent être conservés dans un espace sécurisé accessible aux seules personnes habilitées. Les accès aux comptes SiteW, Gmail, HelloAsso et Google Analytics doivent être limités et protégés.
Les documents arrivés au terme de leur durée de conservation doivent être détruits de façon sécurisée ; les données numériques devenues inutiles doivent être supprimées des espaces concernés.

8. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez exercer, selon les situations, vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de limitation et de portabilité, ainsi que retirer votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.
Pour exercer ces droits : presidence.lcg@gmail.com ou tresorerie.lcg@gmail.com. Une réponse est apportée en principe dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations légalement prévues. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/.

9. Évolution de cette politique
Cette politique est mise à jour lorsque les pratiques, outils ou obligations de l’association évoluent. Dernière révision : 20 octobre 2026.